分級儲存管理系統（以下簡稱 “HSM 系統”）允許在快速本機硬碟和慢速外接儲存裝置之間移動資料。儘管快速資料儲存裝置的優勢很明顯，但對於大多數組織來說過於昂貴。HSM 系統將不使用的資料傳輸到不太昂貴的遠端資料儲存裝置，藉此盡量減少企業開支。
HSM 系統在遠端儲存區域中儲存一些資料，以便在需要時還原資訊。HSM 系統持續監控檔案存取，從而偵測可以將哪些檔案安全移到遠端儲存，而將哪些檔案儲存在本機。如果在指定時間段內沒有存取請求，檔案將移轉到遠端儲存中。如果使用者存取遠端儲存的檔案，則會將該檔案傳回到本機磁碟機。此方法確保使用者可以快速存取遠大於可用本機磁碟空間的資料量。
將檔案從本機硬碟移到遠端儲存時，HSM 系統將儲存對檔案實際位置的引用。只要相應檔案被存取，系統就會確定其在備份裝置上的位置。將檔案取代為對其遠端儲存位置的引用可以創造幾乎無限大小的儲存區域。
某些 HSM 系統支援在本機儲存檔案的一部分。在這種情況下，檔案的大部分傳輸到遠端儲存，而本機儲存僅保留原始檔案的一小部分。
HSM 系統使用兩種方式存取分級儲存中的資料：